Электронные таблицы данных

Электронные таблицы данных. Создание, работа, основные приемы.

 Электронные таблицы;

1. Заполнение, обработка данных в электронной таблице;
   1. Сортировка данных
   1. Работа с диапазонами, относительная и относительная адресация
   1. Конвертация данных в формат .xls из отчетов в формате .pdf и .doc;
   1. Печать больших таблиц

Для написания научных работ имеет большое значение работа со статистическими данными: их наглядность, доступность, графическое представление, обработка и т.д.

Программа Microsoft Excel дает нам широкую линейку инструментов, позволяющих нам легко приводить статистические данные, содержащиеся в таблицах, к нужному нам виду.

Немного поподробнее рассмотрим структуры таблицы Excel.

Ячейка — это наименьшая структурная единица электронной таблицы.

Ячейка с адресом D3 получена путем пересечения столбца с обозначением D и третьей строки.  В строке ввода, расположенной над таблицей, можно редактировать информацию в ячейке.

Заметим, что у табличного процессора MS Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 65536 строк. 

Все данные таблицы размещаются в ячейках, данные могут быть следующих видов: текст, числовое значение, формула.

Наименьший диапазон в таблице представляет одна ячейка. Наибольший – вся таблица.

Диапазон задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек. Например А1:D3.

Рабочая область называется Листом, а рабочий файл – Книгой. Книга может содержать несколько листов.

Для лучшего понимания интерфейса программы рекомендуем посмотреть следующее видео: https://youtu.be/b-DCT72yHXE.

А познакомиться подробнее с интерфейсом программы можно, посмотрев следующее видео.

Основные правила ввода данных таблицы

Набор символов, который не может восприняться системой как число или формула, автоматически воспринимается как текст. Математические операции, соответственно, осуществляться не будут. Поэтому при копировании откуда-то данных в Excel приводим все ячейки с данными к числовому формату, выделяя их и указывая Числовой в центральной части панели инструментов.

Любая последовательность символов, ввод которых начинается с апострофа ( ‘ ), воспринимается системой как текст, при этом апостроф не отображается. Это очень удобно при составлении больших таблиц, содержащих списки, которые в дальнейшем планируете перенести в Word. Нумерация списка, «-» перед текстом программа может понять как математическую функцию и выдать ошибку.

Замечание

Натуральные числа можно записывать 2 способами: с фиксированной запятой и с плавающей запятой.

Для первого случая, например, число π мы запишем так 3,1415.

Для записи в таблицу числовой константы с плавающей запятой сначала пишется мантисса, затем латинская буква е(Е), после нее порядок. Например, можно число 1500000 написать так: 1,5е6, а число 0,07 записать так: 7е-2. Форма записи чисел с плавающей запятой используется для представления очень больших или очень малых чисел.

Правила записи формул

Запись формулы в ячейку начинается со знака «равно» (=).

Например,

=B1+4*A1.

Формулы содержат числа, имена ячеек, знаки операций, круглые скобки, имена функций.

Знаки операций	Название операции
+	сложение
—	вычитание
*	умножение
/	деление
^	возведение в степень

При записи формул, содержащих различные по старшинству операции, следует обращать внимание на порядок, помнить, что в скобках операции выполняются в первую очередь.

Многие математические функции записываются словами, а соответствующие им аргументы в круглых скобках, например, квадратный корень из 5 будет иметь вид: =КОРЕНЬ(5). Выбрать нужную функцию можно, находясь внутри ячейки и кликнув по значку fx в строке функций. В появившейся таблице выбираем, например, Математические и выбираем необходимую из предложенного списка.

Рассмотрим работу с простейшими математическими операциями и относительную и абсолютную адресацию на примере простой таблицы.

Достаточно записать формулу в верней ячейке столбца и дважды кликнуть по нижнему правому углу ячейки с формулой. Значения во всех строчках ниже получатся автоматически, причем ячейка С2 будет ссылаться на ячейки А2 и В2 и давать сумму значений в этих ячейках. Такая адресация называется относительной.

Обратите внимание на формулу в ячейке F1. Знак $ перед буквой столбца и номером строки B1 указывает на абсолютную адресацию. То есть в строчках этого столбца будут находиться значения разности числа, содержащегося в ячейке B1 и значений в строчках столбца D. Во второй строке это будет разность 85- (-5); в третьей – разность 85- 8.

Транспонировать таблицу

Часто бывает так, что у нас есть статистические данные, но для наших целей, например, построения диаграмм, требуется поменять местами строки и столбцы.

Это можно сделать, транспонировав таблицу.

Пример. Дана таблица, содержащая статистические данные по заболеваемости коронавирусом в России с марта 2020 г. по январь 2021 года.

Необходимо ее транспонировать.

Для этого выделяем полностью таблицу. Копируем ее, нажав стандартное сочетание клавиш Ctrl+C. Переходим на новый лист или остаемся на текущем, перемещая курсор в ту ячейку, где будет новая таблица. Зажимаем правую кнопку мыши. Выбираем из появившегося списка Специальная вставка. Ставим галочку напротив пункта транспонировать.

Получаем таблицу с нужной группировкой данных, которую мы будем использовать в дальнейшем.

Пример. Есть большой отчет по климату TRENDS IN GLOBAL CO2 AND TOTAL GREENHOUSE GAS EMISSIONS за 2019 год. Нам нужна оттуда одна таблица, на основании которой мы будем делать выводы о основных источниках эмиссии углекислого газа.

Для этого первое, что нам следует сделать – это разбить pdf- файл.

Это можно сделать онлайн в программе по ссылке https://www.ilovepdf.com/ru/split_pdf#split,range. Выбираем нужный файл, программа его разбивает на отдельные страницы. Скачиваем.

Конвертируем отчет из формата pdf  в формат  Excel в программе https://www.ilovepdf.com/ru/pdf_to_excel. Скачиваем.

Находим лист с нужной таблицей.

Копируем только таблицу на новый лист или в новую книгу. Лучше не использовать спецвставку при копировании. Однако следует проверить, что формат данных не изменился (например, процентный). Если это случилось, следует выделить эту область данных и задать нужный формат.

Получаем таблицу данных, с которыми можно легко и приятно работать.

Рекомендуется привести таблицу к виду «Таблица Excel» для того, чтобы не отслеживать ее размеры и добавление строк в будущем. Для этого ставим курсор в любую ячейку таблицы и в Главном меню кликаем «Форматировать как таблицу», выбирая любой удобный дизайн.   При этом автоматически подключаются фильтры.

Если не приводить таблицу к виду Таблица Excel, то фильтры можно подключить на панели инструментов.

Расскажем немного подробнее про фильтры. Кроме обычной сортировки Excel( по алфавиту или возрастанию чисел) можно осуществлять сортировку по нескольким столбцам и по цвету.

Если осуществляется сортировка по нескольким столбцам, вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д.

Кроме того, можно создать фильтр по собственному списку.

Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемым порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Печать больших таблиц

Для того, чтобы красиво распечатать большую таблицу из Excel необходимо

1. Зайти во вкладку

• Выбираем ориентацию страницы, какую нам нужно, книжную или альбомную
• На листе появляется пунктирная линия границы листа при печати.
• Заходим на вкладку Вписать и устанавливаем количество листов, на котором должна красиво расположиться наша таблица при печати.

В предварительном просмотре, мы увидим, что программа автоматически разместила все элементы таблицы в пределах листа.

Задание: создать таблицу произвольных данных из 5 строк и 4-х столбцов.

1. Посчитать сумму первого и второго столбцов;
2. Разницу первого и третьего;
3. Умножить значения второго столбца на четвертый;
4. Поделить значения четвертого столбца на второй;
5. Возвести в третью степень значения в четвертом столбце;
6. Найти разницу значения, содержащегося в ячейке B2 и значений столбца А.
7. Отфильтровать таблицу сначала по возрастанию значений в пятом столбце, а затем выделить желтым цветом две ячейки в 6 столбце и с помощью фильтра сделать так, чтобы они оказались верху таблицы.